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集团公司合同风险管理情况调查报告

为进一步建立健全企业合同风险管理,促进企业依法经营,维护企业合法权益,法务部在各部分成员企业开展了合同风险管理调研。法务部通过问卷调查和走访企业、查看合同资料等形式开展调研工作,现将调研情况报告如下。

一、合同风险管理基本情况

本次合同风险管理调研,主要通过两种形式开展。一是问卷调查,向集团十家成员企业发放了问卷,就合同风险管理情况进了问卷调查;二是现场调研,分别选取制造类企业运达公司、红旗公司、永联公司和贸易类企业设备公司、贸易分公司作为样本。调研工作从合同管理机构和人员、规章制度建设、合同签订的风险管理、合同履行的风险管理、合同纠纷的处理、合同印章管理、合同归档等七个方面入手。从调研情况来看,各单位合同管理水平参差不齐,总体管理水平仍有较大的提升空间,但与前几年相比,总体合同管理和风险意识有一定的提高。

大部分企业都有合同管理、风险管理的规章制度;运达公司和永联公司配备了法务人员管理合同;企业有一定的合同风险意识,贸易类企业在合同签订前,一般能关注客户的资信情况,开展重大贸易业务风险评估,运达公司有供应商开发与考核管理办法,对重大合同实行评审制度。大部分企业按规定的审批流程签订合同,一般实行法律审核;合同变更、终止签订书面协议或纪要;合同资料一般按年度归档管理。

总体看,合同管理相对较规范的企业是运达公司、设备公司。

二、合同管理存在的问题

(一)合同管理不统一,存在多头管理现象

调研发现,有的企业合同存在多头管理情况,主要表现为有些企业生产部、销售部、办公室(或经管部)等多部门分别管理本部门合同的签订、履行、归档工作,办公室仅负责合同归档管理工作。因合同没有统一归口管理,导致有些合同签订没有实行法律审核、合同履行跟踪管理缺失、合同归档不及时,归档资料不全;甚至发现个别企业前几年的合同没有统一归档管理,仍分散存放于业务部门。

(二)合同管理制度不完善,操作性不强

有的企业合同管理制度规定过于原则,可操作性不强,没有明确管理部门和人员,没有设定合同签订、履行的程序和权限,实际执行中随意性大;个别企业甚至合同管理制度缺失;普遍缺少对分(子)公司的合同监督管理。有的企业合同管理制度与实际执行不一致,已不适应企业管理需要。

(三)印章管理和使用不规范

有些企业为求操作方便,有多枚合同专用章,办公室保管一枚、经营部门保管一枚,采购或设备管理部门保管一枚,未实行统一保管,导致印章使用管理失控,经营风险加大;有些合同签订时印章使用不规范,存在使用部门印章的情况,合同效力不确定。

(四)合同法律审核执行不严

在合同签订阶段,个别企业法律审核制度执行不严,存在未经法律审核的情形;合同履行变更或解除阶段,多数企业缺少法律审核,特别是涉及合同履行的会议纪要、往来函件等缺少法律审核;合同纠纷发生后,没有及时请法务介入。

(五)合同内容不完备

有的合同基本条款不完备,没有规定质量标准、验收、异议期、违约条款等基本合同条款;有的合同存在定价机制不确定、质量异议期过短、履行期限不确定、管辖约定不利、第三人代为履行或代为付款无约定等情形。

(六)合同履行环节法律文件不完备

有的企业在合同变更或解除时,未采用书面协议形式;货权转移、货款支付、验收、数量确认等没有书面文件;履行环节的法律文件未随合同统一保管;未全面履行的合同处置不当,未取得合同终止、对方同意变更或违约的依据;行使抗辩权未取得相应证据,并尽到通知义务;合同验收、交货、签署文件等经办人员未取得授权,效力存疑。

(七)未建立合同台账,归档资料不完整

有的企业未建立合同台账,合同查询、管理不规范;合同存放于业务部门未统一归档,甚至发生合同丢失的情况;合同履行过程中的凭证或文件没有归档;合同或其他重要文件采用传真或电子邮件方式签订,未保存原件。

三、意见和建议

(一)实行合同统一管理,完善合同管理制度

企业要明确合同统一管理的部门,指定专人负责;修订完善合同管理制度,合同审核流程中,必须嵌入法律审核节点;合同管理办法要对合同的归口管理、合同审批权限、程序,重大合同的资信调查、风险评估,合同履行、变更和解除管理、纠纷处理、合同归档等做出明确的规定,具有可操作性。

(二)加强合同签订的风险管理

合同签订前,至少审核对方签订合同的主体资格,资质条件,核查对方的履约能力,审核合同签署人签约的资格,重大合同应当进行资信调查和风险评估;合同的标的物、数量 、质量标准、验收、履行期限、地点及方式、违约责任、纠纷解决方式、管辖等条款完备;合同签署人取得合法授权,规范合同印章;未经法律审核不得签署合同。经常性采购商品或服务,可以建立合格供应商制度,实行动态管理。

(三)加强合同履行的风险管理

业务部门应当记录合同履行的全过程,严格按合同约定执行合同进度、质量、数量、规格、履行方式、履行期限等,以及关注是否存在或可能出现纠纷等情况;合同管理部门应当定期对重大合同履行过程实行跟踪监控,监控合同履行进度、价款收付、验收、标的物交付等重要节点

合同逾期履行、行使解除权等必须及时书面通知对方;第三人代为履行或向第三人履行合同义务的,必须出具书面委托,或在合同中直接约定;合同变更或解除必须采用书面形式,并按合同审批流程办理,经法律审核;合同履行的货权转移、货款支付应当实行审批程序,重大的业务合同执行需管理部门交叉审核;货权转移、质量验收、数量确认等有书面文件,与合同一并保存;合同履行过程中的通知、函件、纪要、异议、催告等法律文件须经法律审核,并保存留档。

(四)合同纠纷处理

出现合同纠纷,应根据制度规定第一时间向公司领导报告,并及时商请法务部门指导帮助;及时与对方协商解决,收集证据材料,掌握好诉讼时效,力争通过非诉讼方式解决;做好诉讼案件诉前评估工作,调查了解对方的财产状况和信誉情况;要充分使用证据保全、财产保全、申请调查令等诉讼手段;诉讼过程中,变更诉讼请求、放弃或实质性作出让步的,应当报公司领导审批。应当慎重与对方交涉,未经法务审核,不得对外提供任何书面材料。严格按集团公司诉讼案件管理规定办理报备手续。

(五)加强合同档案管理

打官司就是打证据,证据收集、保管至关重要。首先,合同归档资料要齐全,至少每年一次统一归档,合同及所有相关文件,包括但不限于验收记录、收货凭证、业务单据、通知、函件、纪要、异议、催告等应当一并归档;其次,合同资料应当交档案管理部门统一保管,借阅合同应审批登记,避免资料遗失,合同原件不得外借。   

                           

发布时间: 2017-01-03